Tentang Pertemuan Anda Berikutnya

Depositphotos 18597265 dtk

Saya telah banyak memikirkan tentang pertemuan baru-baru ini. Seth memposting di acara perusahaan tahunan menginspirasi saya untuk mulai merumuskan posting ini. Sebagai orang dengan bisnis satu karyawan, saya harus benar-benar berhati-hati dengan berapa banyak pertemuan yang saya hadiri yang tidak menghasilkan pendapatan.

Setiap hari, saya diundang ke pertemuan - biasanya secangkir kopi atau makan siang. Sebagian besar waktu, mereka adalah hubungan profesional atau bahkan prospek sehingga tidak menghasilkan pendapatan hari ini, tapi besok mungkin mengarah pada sesuatu. Pertemuan ini sangat mengasyikkan… biasanya bertukar pikiran atau menyusun strategi tentang perusahaan, pemasaran mereka, atau teknologi yang sedang naik daun.

Itu sangat berbeda dengan saat saya dulu bekerja di perusahaan besar yang mengadakan rapat setiap hari. Rapat di perusahaan mahal, mengganggu produktivitas, dan sering kali membuang-buang waktu. Inilah jenis pertemuan yang merusak budaya bisnis:

  • Rapat diadakan untuk mencari konsensus. Kemungkinannya adalah Anda telah mempekerjakan seseorang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda mengadakan rapat untuk memutuskan bagi mereka… atau lebih buruk… untuk mengambil keputusan dari mereka, Anda membuat kesalahan. Jika Anda tidak memercayai orang tersebut untuk melakukan pekerjaan itu, maka pecat mereka.
  • Pertemuan untuk menyebarkan konsensus. Ini sedikit berbeda… biasanya dipegang oleh pembuat keputusan. Dia tidak yakin dengan keputusan mereka dan takut akan akibatnya. Dengan mengadakan rapat dan mendapatkan konsensus dari tim, mereka mencoba menyebarkan kesalahan dan mengurangi akuntabilitas mereka.
  • Rapat untuk mengadakan rapat. Tidak ada yang lebih buruk daripada menyela hari seseorang untuk pertemuan harian, mingguan, atau bulanan di mana tidak ada agenda dan tidak ada yang terjadi. Rapat ini sangat mahal bagi perusahaan, seringkali menghabiskan biaya ribuan dolar.

Setiap rapat harus memiliki tujuan yang tidak dapat dicapai secara mandiri ... mungkin melakukan brainstorming, mengkomunikasikan pesan penting, atau memecah proyek dan menetapkan tugas. Setiap perusahaan harus membuat aturan - rapat tanpa tujuan dan agenda harus ditolak oleh pihak yang diundang.

Bertahun-tahun lalu, saya mengikuti kelas kepemimpinan di mana mereka mengajari kami cara mengadakan pertemuan. Kedengarannya lucu, tetapi biaya rapat untuk organisasi besar itu signifikan. Dengan mengoptimalkan setiap rapat, Anda menghemat uang, waktu, dan membangun tim alih-alih menyakiti mereka.

Rapat tim memiliki seorang pemimpin, a penulis (membuat catatan), a pencatat waktu (untuk memastikan pertemuan tepat waktu), dan a penjaga gerbang (untuk mempertahankan topik). Penjaga waktu dan penjaga gerbang berpindah setiap pertemuan dan memiliki otoritas penuh untuk mengubah topik atau mengakhiri sesi.

Sekitar 10 menit terakhir dari setiap rapat digunakan untuk mengembangkan file Rencana aksi. Rencana Tindakan memiliki 3 kolom - Siapa, Apa, dan Kapan. Didefinisikan dalam setiap tindakan adalah siapa yang akan melakukan pekerjaan, apa hasil yang dapat diukur, dan kapan mereka akan melakukannya. Itu adalah tugas pemimpin untuk meminta pertanggungjawaban orang atas kiriman yang disepakati. Dengan menerapkan aturan ini untuk rapat, kami dapat mengubah rapat dari interupsi dan mulai membuatnya produktif.

Saya akan menantang Anda untuk memikirkan setiap pertemuan yang Anda adakan, apakah itu menghasilkan pendapatan, apakah itu produktif, dan bagaimana Anda mengelolanya. saya memanfaatkan Kalender untuk menjadwalkan pertemuan saya dan sering bertanya-tanya berapa banyak pertemuan yang sebenarnya akan saya lakukan jika Anda harus membayar biaya dengan kartu kredit untuk menjadwalkannya! Jika Anda harus membayar untuk pertemuan berikutnya di luar gaji Anda, apakah Anda masih akan mendapatkannya?

3 Komentar

  1. 1

    Doug, saya ingin menjadwalkan pertemuan dengan Anda untuk membahas hal ini lebih lanjut. 🙂

    Saya pernah mendengar seorang komedian mengatakan bahwa rapat akan berjalan jauh lebih cepat di perusahaan Amerika jika penyelenggara baru saja memulai rapat dengan meminta semua orang untuk mengangkat tangan jika mereka masih mengerjakan apa pun yang mereka kerjakan kemarin.

  2. 2

    Posting yang luar biasa! Filosofi "semua rapat adalah opsional" sebenarnya adalah pedoman dari ROWE, yang telah dinikmati perusahaan saya selama beberapa tahun sekarang. Begitu banyak dari kita menghargai hal-hal yang salah, seperti "waktu tatap muka", atau mengisi kursi pada waktu yang telah ditentukan. Pertemuan dan waktu tatap muka adalah hal yang hebat dan memiliki nilai dalam konteks yang tepat, tetapi kita tidak boleh membiarkan hal-hal ini memberi kita ilusi produktivitas saat itu tidak masuk akal.

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.