Standardisasi Alamat 101: Manfaat, Metode, dan Tips

Standardisasi Alamat 101: Manfaat, Metode, dan Tips

Kapan terakhir kali Anda menemukan semua alamat dalam daftar Anda mengikuti format yang sama dan bebas dari kesalahan? Tidak pernah, kan?

Terlepas dari semua langkah yang mungkin diambil perusahaan Anda untuk meminimalkan kesalahan data, mengatasi masalah kualitas data – seperti salah eja, bidang yang hilang, atau spasi – karena entri data manual – tidak dapat dihindari. Bahkan, Profesor Raymond R. Panko dalam karyanya kertas yang diterbitkan menyoroti bahwa kesalahan data spreadsheet terutama kumpulan data kecil dapat berkisar antara 18% dan 40%.  

Untuk mengatasi masalah ini, standarisasi alamat dapat menjadi solusi yang bagus. Posting ini menyoroti bagaimana perusahaan dapat mengambil manfaat dari standarisasi data, dan metode dan tip apa yang harus mereka pertimbangkan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan.

Apa itu Standardisasi Alamat?

Standarisasi alamat, atau normalisasi alamat, adalah proses mengidentifikasi dan memformat catatan alamat sesuai dengan standar layanan pos yang diakui sebagaimana tercantum dalam database otoritatif seperti database Layanan Pos Amerika Serikat (USPS).

Sebagian besar alamat tidak mengikuti standar USPS, yang mendefinisikan alamat standar sebagai, alamat yang dieja lengkap, disingkat menggunakan singkatan standar Layanan Pos, atau seperti yang ditunjukkan dalam file ZIP+4 Layanan Pos saat ini.

Standar Pengalamatan Pos

Standarisasi alamat menjadi kebutuhan mendesak bagi perusahaan yang memiliki entri alamat dengan format yang tidak konsisten atau bervariasi karena detail alamat yang hilang (misalnya, kode ZIP+4 dan ZIP+6) atau kesalahan tanda baca, huruf besar, spasi, dan ejaan. Contoh ini diberikan di bawah ini:

Alamat surat standar

Seperti yang terlihat dari tabel, semua detail alamat memiliki satu atau beberapa kesalahan dan tidak ada yang memenuhi pedoman USPS yang disyaratkan.

Standarisasi alamat tidak boleh bingung dengan pencocokan alamat dan validasi alamat. Meskipun ada yang serupa, validasi alamat adalah tentang memverifikasi apakah catatan alamat sesuai dengan catatan alamat yang ada di database USPS. Pencocokan alamat, di sisi lain, adalah tentang mencocokkan dua data alamat yang serupa untuk memastikan apakah itu merujuk ke entitas yang sama atau tidak.

Manfaat dari Standardisasi Alamat

Terlepas dari alasan yang jelas untuk membersihkan anomali data, standarisasi alamat dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Ini termasuk:

  • Hemat waktu memverifikasi alamat: tanpa standarisasi alamat, tidak ada cara untuk mencurigai apakah daftar alamat yang digunakan untuk kampanye surat langsung itu akurat atau tidak, kecuali surat-surat itu dikembalikan atau tidak mendapat tanggapan. Dengan menormalkan alamat yang berbeda-beda, jam kerja yang substansial dapat dihemat oleh staf yang menyaring ratusan alamat surat untuk akurasi.
  • Mengurangi biaya pengiriman: Kampanye surat langsung dapat menyebabkan alamat yang salah atau salah yang dapat menyebabkan masalah penagihan dan pengiriman dalam kampanye surat langsung. Standarisasi alamat untuk meningkatkan konsistensi data dapat mengurangi email yang dikembalikan atau tidak terkirim, sehingga menghasilkan tingkat respons email langsung yang lebih tinggi.
  • Hilangkan alamat duplikat: berbagai format dan alamat dengan kesalahan dapat mengakibatkan pengiriman email dua kali lebih banyak ke kontak yang dapat menurunkan kepuasan pelanggan dan citra merek. Membersihkan daftar alamat Anda dapat membantu perusahaan Anda menghemat biaya pengiriman yang terbuang percuma.

Bagaimana Standarisasi Alamat?

Setiap aktivitas normalisasi alamat harus memenuhi pedoman USPS agar bermanfaat. Menggunakan data yang disorot pada Tabel 1, berikut adalah bagaimana data alamat akan muncul setelah normalisasi.

Sebelum dan sesudah standarisasi alamat

Standarisasi alamat melibatkan proses 4 langkah. Ini termasuk:

  1. Alamat impor: kumpulkan semua alamat dari berbagai sumber data – seperti spreadsheet Excel, database SQL, dll. – ke dalam satu lembar.
  2. Data profil untuk memeriksa kesalahan: lakukan pembuatan profil data untuk memahami ruang lingkup dan jenis kesalahan yang ada dalam daftar alamat Anda. Melakukan hal ini dapat memberi Anda gambaran kasar tentang area masalah potensial yang memerlukan perbaikan sebelum melakukan segala jenis standardisasi.  
  3. Bersihkan kesalahan untuk memenuhi pedoman USPS: Setelah semua kesalahan terdeteksi, Anda kemudian dapat membersihkan alamat dan menstandarkannya sesuai dengan pedoman USPS.
  4. Identifikasi dan hapus alamat duplikat: untuk mengidentifikasi alamat duplikat, Anda dapat mencari jumlah ganda di spreadsheet atau database Anda atau menggunakan atau pencocokan kabur untuk mendedupe entri.

Metode Standarisasi Alamat

Ada dua pendekatan berbeda untuk menormalkan alamat dalam daftar Anda. Ini termasuk:

Skrip dan Alat Manual

Pengguna dapat secara manual menemukan skrip dan add-in yang dijalankan untuk menormalkan alamat dari perpustakaan melalui berbagai

  1. Bahasa pemrograman: Python, JavaScript, atau R dapat memungkinkan Anda menjalankan pencocokan alamat fuzzy untuk mengidentifikasi kecocokan alamat yang tidak tepat dan menerapkan aturan standarisasi khusus agar sesuai dengan data alamat Anda sendiri.
  2. Repositori pengkodean: GitHub menyediakan template kode dan USPS API integrasi yang dapat Anda gunakan untuk memverifikasi dan menormalkan alamat.  
  3. Antarmuka Pemrograman Aplikasi: Layanan pihak ketiga yang dapat diintegrasikan melalui API untuk mengurai, menstandarisasi, dan memvalidasi alamat surat.
  4. Alat berbasis Excel: add-in dan solusi seperti YAddress, AddressDoctor Excel Plugin, atau excel VBA Master dapat membantu Anda mengurai dan menstandardisasi alamat Anda dalam kumpulan data Anda.

Beberapa manfaat melalui rute ini adalah murah dan dapat dengan cepat menormalkan data untuk kumpulan data kecil. Namun, menggunakan skrip semacam itu dapat berantakan melebihi beberapa ribu catatan dan karenanya tidak cocok untuk kumpulan data yang sangat besar atau yang tersebar di sumber yang berbeda.

Perangkat Lunak Verifikasi Alamat

Verifikasi alamat dan perangkat lunak normalisasi juga dapat digunakan untuk menormalkan data. Biasanya, alat tersebut dilengkapi dengan komponen validasi alamat tertentu – seperti database USPS terintegrasi – dan memiliki komponen profil dan pembersihan data yang siap pakai bersama dengan algoritma pencocokan fuzzy untuk menstandarisasi alamat dalam skala besar.

Penting juga bahwa perangkat lunak memiliki CASS sertifikasi dari USPS dan memenuhi ambang batas akurasi yang dipersyaratkan dalam hal:

  • Pengkodean 5 digit – menerapkan kode ZIP 5 digit yang hilang atau salah.
  • Pengkodean ZIP+4 – menerapkan kode 4 digit yang hilang atau salah.
  • Indikator Pengiriman Perumahan (RDI) – menentukan apakah suatu alamat merupakan tempat tinggal atau komersial.
  • Validasi Titik Pengiriman (DPV) – menentukan apakah alamat dapat dikirim ke suite atau nomor apartemen atau tidak.
  • Jalur Perjalanan yang Ditingkatkan (eLOT) – nomor urut yang menunjukkan kemunculan pertama pengiriman yang dilakukan ke kisaran tambahan dalam rute operator, dan kode menaik/turun menunjukkan perkiraan pesanan pengiriman dalam nomor urut. 
  • Tautan Sistem Konversi Alamat yang Dapat Dilokasikan (LACSLink) – metode otomatis untuk mendapatkan alamat baru untuk kotamadya setempat yang telah menerapkan sistem darurat 911.
  • RangkaianTautan® memungkinkan pelanggan untuk menyediakan informasi pengalamatan bisnis yang ditingkatkan dengan menambahkan informasi sekunder (suite) yang diketahui ke alamat bisnis, yang akan memungkinkan pengurutan pengiriman USPS di tempat yang tidak mungkin dilakukan.
  • Dan banyak lagi ...

Keuntungan utama adalah kemudahan di mana ia dapat memverifikasi dan menstandardisasi data alamat yang disimpan dalam sistem yang berbeda termasuk CRM, RDBM dan repositori berbasis Hadoop dan data geocode untuk menghasilkan nilai garis bujur dan garis lintang.

Adapun keterbatasan, alat tersebut bisa jauh lebih mahal daripada metode normalisasi alamat manual.

Metode Mana yang Lebih Baik?

Memilih metode yang tepat untuk menyempurnakan daftar alamat Anda sepenuhnya bergantung pada volume catatan alamat, tumpukan teknologi, dan garis waktu proyek Anda.

Jika daftar alamat Anda kurang dari lima ribu catatan, membakukannya melalui Python atau JavaScript bisa menjadi pilihan yang lebih baik. Namun, jika mencapai satu sumber kebenaran untuk alamat menggunakan data yang tersebar di berbagai sumber dalam waktu yang tepat merupakan kebutuhan mendesak, maka perangkat lunak standarisasi alamat bersertifikasi CASS dapat menjadi pilihan yang lebih baik.