Pelatihan Penjualan dan Pemasaran

Rapat: Kematian Produktivitas Amerika

Rapat di perusahaan mahal, mengganggu produktivitas, dan sering kali membuang-buang waktu. Berikut adalah tiga jenis rapat yang merusak produktivitas bisnis dan dapat merusak budaya yang tidak dapat diperbaiki:

  • Rapat untuk menghindari pertanggungjawaban. Kemungkinannya adalah Anda telah mempekerjakan seseorang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda mengadakan rapat untuk mengambil keputusan… atau lebih buruk lagi… untuk mengambil keputusan dari mereka, Anda membuat kesalahan. Jika Anda tidak memercayai orang tersebut untuk melakukan pekerjaan itu, pecatlah dia.
  • Pertemuan untuk menyebarkan konsensus. Ini sedikit berbeda… biasanya dipegang oleh pembuat keputusan. Dia tidak yakin dengan keputusan mereka dan takut akan akibatnya. Dengan mengadakan pertemuan dan mendapatkan konsensus dari tim, mereka ingin menyebarkan kesalahan dan mengurangi akuntabilitas mereka.
  • Rapat untuk mengadakan rapat. Tidak ada yang lebih buruk daripada mengganggu hari seseorang untuk pertemuan harian, mingguan, atau bulanan di mana tidak ada agenda dan tidak ada yang terjadi. Pertemuan-pertemuan ini sangat mahal bagi sebuah perusahaan, seringkali menelan biaya ribuan dolar masing-masing.

Setiap pertemuan harus memiliki tujuan yang tidak dapat dicapai secara independen… mungkin brainstorming, mengkomunikasikan pesan penting, atau memecah proyek dan menetapkan tugas. Setiap perusahaan harus membuat aturan – pertemuan tanpa tujuan dan agenda harus ditolak oleh yang diundang.

Mengapa Rapat Menyebalkan?

Mengapa rapat menyebalkan? Langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk membuat rapat menjadi produktif? Saya telah mencoba menjawab semua pertanyaan itu dalam presentasi yang lucu (namun jujur) pada pertemuan yang saya lakukan sekitar satu dekade lalu.

Ini adalah tampilan yang disempurnakan dari presentasi yang saya lakukan secara langsung. Presentasi ini pada Rapat telah datang untuk sementara waktu, saya telah menulis tentang pertemuan dan produktivitas di masa lalu. Saya telah menghadiri banyak pertemuan, dan sebagian besar dari pertemuan itu hanya membuang-buang waktu.

Ketika saya memulai bisnis saya sendiri, saya menemukan bahwa saya membiarkan banyak waktu tersedot keluar dari jadwal saya dengan rapat. Saya jauh lebih disiplin sekarang. Jika saya memiliki pekerjaan atau proyek yang harus dilakukan, saya mulai membatalkan dan menjadwal ulang rapat. Jika Anda berkonsultasi untuk perusahaan lain, waktu Anda adalah semua yang Anda miliki. Rapat dapat menghabiskan waktu itu lebih cepat daripada hampir semua aktivitas lainnya.

Dalam perekonomian di mana produktivitas harus meningkat dan sumber daya menurun, Anda mungkin ingin melihat lebih dekat pada pertemuan untuk menemukan peluang untuk meningkatkan keduanya.

Beberapa orang menggaruk-garuk kepala ketika saya terlambat menghadiri rapat atau mengapa saya menolak rapat mereka. Mereka pikir tidak sopan kalau aku datang terlambat… atau tidak muncul sama sekali. Apa yang tidak pernah mereka sadari adalah bahwa saya tidak pernah terlambat untuk pertemuan yang layak. Saya pikir tidak sopan mereka mengadakan pertemuan atau mengundang saya sejak awal.

10 Aturan Rapat

  1. Pertemuan yang layak harus memiliki agenda itu termasuk siapa yang hadir, mengapa masing-masing hadir di sana, dan apa tujuan pertemuan itu.
  2. Pertemuan yang layak disebut Saat dibutuhkan. Rapat yang jadwalnya berulang harus dibatalkan jika tidak ada tujuan yang akan dicapai dalam rapat hari itu.
  3. Pertemuan yang layak mengumpulkan pikiran yang benar untuk bekerja sebagai tim untuk memecahkan masalah, mengembangkan rencana, atau menerapkan solusi. Semakin banyak orang yang diundang, semakin sulit untuk mencapai konsensus.
  4. Pertemuan yang layak bukanlah tempat untuk menyerang atau mencoba mempermalukan anggota lain.
  5. Pertemuan yang layak adalah tempat menghormati, inklusi, kerja tim, dan dukungan.
  6. Pertemuan yang layak dimulai dengan serangkaian tujuan untuk menyelesaikan dan menyelesaikan dengan rencana tindakan tentang siapa, apa, dan kapan akan melakukan pekerjaan itu.
  7. Pertemuan yang layak memiliki anggota yang menjaga tema pada jalurnya sehingga waktu kolektif semua anggota tidak terbuang sia-sia.
  8. Pertemuan yang layak harus memiliki tempat yang ditunjuk tempat yang sudah dikenal sebelumnya oleh semua anggota.
  9. Pertemuan yang layak bukanlah tempat untuk menghindari tanggung jawab pribadi atas pekerjaan Anda dan untuk mencoba tutupi pantatmu (itu email).
  10. Pertemuan yang layak bukanlah tempat untuk pamer dan mencoba mendapatkan penonton (itu konferensi).

Cara Memiliki Rapat yang Produktif

Bertahun-tahun yang lalu, saya mengikuti kelas kepemimpinan di mana mereka mengajari kami cara mengadakan rapat. Itu mungkin terdengar lucu, tetapi biaya pertemuan dengan organisasi besar adalah signifikan. Dengan mengoptimalkan setiap rapat, Anda menghemat uang, memenangkan kembali waktu individu, dan membangun tim Anda alih-alih menyakiti mereka.

Rapat tim memiliki:

  • Pemimpin – orang yang mengadakan pertemuan dengan tujuan atau sasaran tertentu dalam pikiran.
  • Penulis – orang yang mendokumentasikan catatan pertemuan dan rencana aksi untuk didistribusikan.
  • Pencatat waktu – orang yang bertanggung jawab untuk menjaga rapat dan segmen individu rapat tepat waktu.
  • Penjaga gerbang – orang yang bertanggung jawab untuk menjaga pertemuan dan segmen individu dari pertemuan pada topik.

Sekitar 10 menit terakhir dari setiap rapat digunakan untuk mengembangkan file Rencana aksi. Rencana Aksi memiliki tiga kolom – Siapa, Apa, dan Kapan. Yang ditentukan dalam setiap tindakan adalah siapa yang akan melakukan pekerjaan tersebut, apa hasil yang dapat diukur, dan kapan mereka akan menyelesaikannya. Tugas pemimpin adalah meminta pertanggungjawaban rakyat atas hasil yang telah disepakati. Dengan menerapkan aturan rapat ini, kami mengubah rapat yang tidak bersifat interupsi menjadi produktif.

Saya menantang Anda untuk memikirkan setiap pertemuan yang Anda adakan, apakah itu menghasilkan pendapatan, apakah itu produktif, dan bagaimana Anda mengelolanya. saya memanfaatkan penjadwalan janji temu dan sering bertanya-tanya berapa banyak pertemuan yang akan saya adakan jika orang yang mengundang saya harus membayar biaya melalui kartu kredit untuk menjadwalkannya! Apakah Anda masih memilikinya jika Anda harus membayar pertemuan berikutnya dari gaji Anda?

Douglas Karr

Douglas Karr adalah CMO dari Buka WAWASAN dan pendiri dari Martech Zone. Douglas telah membantu lusinan startup MarTech yang sukses, membantu uji tuntas lebih dari $5 miliar dalam akuisisi dan investasi Martech, dan terus membantu perusahaan dalam menerapkan dan mengotomatiskan strategi penjualan dan pemasaran mereka. Douglas adalah pakar dan pembicara transformasi digital dan MarTech yang diakui secara internasional. Douglas juga merupakan penulis panduan Dummie dan buku kepemimpinan bisnis.

Artikel terkait

Kembali ke atas tombol
Penyelesaian

Adblock Terdeteksi

Martech Zone dapat memberi Anda konten ini tanpa biaya karena kami memonetisasi situs kami melalui pendapatan iklan, tautan afiliasi, dan sponsor. Kami akan sangat menghargai jika Anda menghapus pemblokir iklan saat Anda melihat situs kami.