9 Cara Menyederhanakan Acara B2B Anda dengan Teknologi Acara

Teknologi Acara

Baru Di Martech Stack Anda: Perangkat Lunak Manajemen Acara

Perencana acara dan pemasar harus menyulap banyak hal. Menemukan pembicara hebat, menyusun konten yang luar biasa, menjual sponsor, dan memberikan pengalaman peserta yang luar biasa mencakup sebagian kecil dari aktivitas sehari-hari mereka. Tetap saja, itu adalah aktivitas yang memakan banyak waktu.

Itulah mengapa penyelenggara acara B2B semakin menambahkan Teknologi Acara ke tumpukan Martech mereka. Di CadmiumCD, kami telah menghabiskan lebih dari 17 tahun menciptakan dan memoles solusi perangkat lunak terbaik untuk tantangan unik perencana acara.

Hari ini, kami akan memecah beberapa proses yang dapat disederhanakan penyelenggara dengan Teknologi Acara.

1. Kumpulkan & Tinjau Kiriman Konferensi

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perencana acara B2B adalah membuat konten yang bagus. Kami ingin pembicara yang mendorong tindakan, mendidik, dan menghibur peserta kami. Penting agar presentasi setiap pembicara sejalan dengan misi kami.

Menelepon makalah adalah cara yang bagus untuk memastikan konten yang bagus untuk acara Anda. Namun, mengelola semua kiriman itu tidaklah mudah.

Di situlah Event Tech berperan. Menambahkan perangkat lunak kiriman dan ulasan, seperti Kartu Skor Abstrak, ke tumpukan Martech Anda adalah cara terbaik untuk mengelola semua kiriman yang akan Anda dapatkan.

Anda juga dapat mengumpulkan komite pakar industri yang dapat meninjau kiriman dan merekomendasikan konten. Berikut artikel tentang bagaimana seorang pengguna benar-benar meningkatkan rasio tanggapan peninjau menjadi 100%

2. Kelola Pembicara yang Bermasalah

Setelah Anda memilih konten acara Anda, tantangan berikutnya adalah mengelola speaker. Pembicara terkenal sulit diatur. Melacak pengiriman melalui email dan spreadsheet adalah salah satu cara untuk melakukannya, tetapi itu tidak ideal.

Masalahnya, pembicara sibuk. Mereka sering kali ahli di bidang tertentu, dan memiliki banyak pekerjaan yang tidak berhubungan dengan acara Anda. Seringkali, mereka bahkan tidak dibayar untuk berbicara di acara Anda.

Teknologi Acara seperti Pemanen Konferensi dapat membantu Anda melacak kiriman dan menindaklanjuti dengan pembicara Anda secara efektif. Pembicara akan menghargainya, karena mereka mendapatkan daftar tugas sederhana yang mereka (atau asisten mereka) dapat selesaikan sedikit demi sedikit. 

3. Rencanakan & Jadwalkan Sesi

Spreadsheets juga bisa berguna untuk rencanakan dan jadwalkan sesi Anda, tapi sekali lagi, tidak ideal. Teknologi Acara memungkinkan Anda untuk merencanakan dan membuat jadwal seputar konten yang telah Anda pilih selama proses peninjauan. Anda dapat menetapkan pembicara ke ruang presentasi dan mengelola informasi melalui sistem manajemen konten acara.

Bagian terbaiknya adalah ini memperbarui konten di situs web acara dan aplikasi acara Anda, sehingga peserta Anda selalu memiliki akses ke konten dan jadwal terbaru.

4. Jual Booth Space & Sponsorships

Untuk sebagian besar acara B2B, pendapatan adalah salah satu penanda terpenting kesuksesan. Ini biasanya melibatkan menjalankan pameran dagang atau menjual peluang sponsor. Ini bisa berupa iklan spanduk sederhana di situs web acara Anda, sesi bersponsor, atau grafis di shuttle bus Anda. Digital atau tidak - perencana rapat ingin memaksimalkan pendapatan mereka dengan sumber daya apa pun yang mereka miliki.

Tantangannya adalah hal ini menambah tekanan pada Anda dan tim penjualan Anda. Event Tech memudahkan tekanan itu. Jackie Stasch, Manajer Senior Hubungan Korporat, misalnya, menggunakan Harvester Expo untuk mencapai kesuksesan penjualan expo.

Para peserta pameran menghargainya karena mereka dapat membeli ruang stan dan barang-barang sponsor, kemudian menyerahkan aset pendukung yang dibutuhkan perencana dari mereka, semuanya di satu tempat. Bagi perencana, ini adalah lingkungan yang sempurna untuk melacak kiriman dan mengawasi peluang apa yang telah mereka jual.

5. Kelola Komunikasi Sebelum, Selama, & Setelah Acara

Selain menindaklanjuti dengan pembicara dan peserta pameran tentang tugas yang harus diselesaikan, penting untuk memiliki saluran langsung untuk menjangkau peserta. Event Tech hadir dengan alat komunikasi bawaan seperti email dan pemberitahuan push dalam aplikasi. Anda dapat menyegmentasikan daftar berdasarkan tugas yang sudah selesai dan mengirim pesan dengan templat email yang dibuat sebelumnya.

Ada juga alat seperti EventScribe Boost yang memungkinkan perencana untuk berkomunikasi dengan anggota staf dan pemangku kepentingan lainnya di lokasi, memberi pembicara akses ke alat yang disempurnakan untuk mengirimkan konten pada saat-saat terakhir, dan mengirimkan pesan kepada para peserta ketika jadwal berubah.

6. Libatkan Peserta Dalam Kegiatan Di Lokasi

Keterlibatan adalah kata kunci besar bagi perencana acara hari ini. Itu juga sesuatu yang diinginkan pemasar. Mendorong tindakan yang dapat dilacak menunjukkan bahwa program Anda berfungsi. Interaksi dengan konten Anda dan pemangku kepentingan menunjukkan ROI kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Berikut adalah beberapa cara cepat menambahkan Teknologi Acara ke tumpukan Martech Anda dapat membantu melibatkan peserta:

7. Bagikan Konten dengan Peserta

Pemasar mengetahui nilai konten. Pemasar yang menggunakan acara B2B sebagai bagian dari strategi mereka tahu bahwa banyak konten terjadi secara waktu nyata di acara. Memiliki cara untuk menangkap dan mendistribusikan konten tersebut kepada peserta dan non-peserta sangat penting.

Menambahkan Teknologi Acara seperti Prosiding Konferensi ke acara Anda, lalu membagikannya video dengan audio dan slide yang disinkronkan dengan database Anda adalah cara terbaik untuk melakukan ini. Memiliki saluran distribusi seperti Situs Web dan Aplikasi eventScribe juga penting.

Banyak peserta yang sudah mengunduh aplikasinya, jadi yang harus Anda lakukan hanyalah mengirim pemberitahuan push atau email dan voila !, pelanggan Anda memiliki akses instan ke semua konten konferensi Anda. Ini seperti mengambil sesi konferensi Anda dan mengubahnya menjadi puluhan atau bahkan ratusan webinar!

8. Kumpulkan & Analisis Hasil

Acara B2B terbaik adalah acara berbasis data. Menambahkan Teknologi Acara ke tumpukan Martech Anda dapat membantu Anda memberikan wawasan baru pada pelaporan Anda. Melacak unduhan aplikasi, unggahan konten, demografi, dan banyak lagi mudah melalui alat seperti kadmium saya, Misalnya.

Mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif dari peserta juga dipermudah dengan alat evaluasi konferensi seperti Magnet Survei. Perencana acara dan pemasar dapat menggunakan data ini untuk membuat produk baru, meningkatkan pengalaman peserta, atau menentukan kebutuhan konten untuk acara mendatang mereka.

9. Pilih Penerima Penghargaan

Program penghargaan juga merupakan bagian besar dari acara B2B. Mengidentifikasi dan mengenali pemimpin industri, misalnya, adalah cara terbaik untuk menjadi pemimpin pemikiran dan membangun legitimasi seputar acara B2B Anda. Tantangannya adalah menyortir semua kiriman dan memilih individu yang tepat.

Teknologi Acara, seperti Kartu Skor Penghargaan, adalah tambahan yang bagus untuk tumpukan Martech Anda. Ini memungkinkan perencana dan pemasar untuk kelola kiriman, tugaskan juri untuk meninjau grup dan pilih penerima berdasarkan umpan balik kolektif.

 Tentang CadmiumCD

Sebagai perencana acara atau pemasar, Anda sudah cukup khawatir. Menambahkan Teknologi Acara ke tumpukan Martech Anda adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan, mengelola, dan berbagi konten dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat.

Event Tech menyatukan acara B2B Anda, menyederhanakan aktivitas perencanaan acara Anda dan menghemat waktu dan uang organisasi Anda.

Dapatkan Penawaran untuk Acara Anda Berikutnya

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.