Deduplikasi: Praktik Terbaik Untuk Menghindari atau Mengoreksi Data Pelanggan Duplikat

Praktik Terbaik Deduplikasi Data untuk CRM

Data duplikat tidak hanya mengurangi keakuratan wawasan bisnis, tetapi juga mengurangi kualitas pengalaman pelanggan Anda. Meskipun konsekuensi dari data duplikat dihadapi oleh semua orang - manajer TI, pengguna bisnis, analis data - hal ini berdampak paling buruk pada operasi pemasaran perusahaan. Karena pemasar mewakili penawaran produk dan layanan perusahaan di industri, data yang buruk dapat dengan cepat merusak reputasi merek Anda dan menyebabkan memberikan pengalaman pelanggan yang negatif. Data duplikat di CRM perusahaan terjadi karena berbagai alasan.

Dari kesalahan manusia hingga pelanggan memberikan informasi yang sedikit berbeda pada titik waktu yang berbeda dalam database organisasi. Misalnya, seorang konsumen mencantumkan namanya sebagai Jonathan Smith di satu formulir dan Jon Smith di formulir lain. Tantangan tersebut diperburuk oleh database yang berkembang. Seringkali semakin sulit bagi administrator untuk melacak DB dan juga melacak data yang relevan. Semakin sulit untuk memastikan bahwa DB organisasi tetap akurat ”.

Natik Ameen, Pakar Pemasaran di Pemasaran Canz

Dalam artikel ini, kita akan melihat berbagai jenis data duplikat, dan beberapa strategi bermanfaat yang dapat digunakan pemasar untuk menghapus database perusahaannya.

Berbagai Jenis Data Duplikat

Data duplikat biasanya dijelaskan sebagai salinan aslinya. Tetapi ada berbagai jenis data duplikat yang menambah kerumitan masalah ini.

  1. Duplikat persis di sumber yang sama - Ini terjadi ketika catatan dari satu sumber data ditransfer ke sumber data lain tanpa mempertimbangkan teknik pencocokan atau penggabungan. Contohnya adalah menyalin informasi dari CRM ke alat pemasaran email. Jika pelanggan Anda telah berlangganan buletin Anda, maka catatan mereka sudah ada di alat pemasaran email, dan mentransfer data dari CRM ke alat tersebut akan membuat salinan duplikat dari entitas yang sama. 
  2. Duplikat persis di berbagai sumber - Duplikat persis di berbagai sumber biasanya muncul karena inisiatif pencadangan data di perusahaan. Organisasi cenderung menolak aktivitas pembersihan data, dan cenderung menyimpan semua salinan data yang mereka miliki. Ini mengarah ke sumber berbeda yang berisi informasi duplikat.
  3. Memvariasikan duplikat di berbagai sumber - Duplikat bisa ada dengan berbagai informasi juga. Ini biasanya terjadi ketika klien mengalami perubahan dalam nama belakang, jabatan, perusahaan, alamat email, dll. Dan karena ada perbedaan mencolok antara catatan lama dan baru, informasi yang masuk diperlakukan sebagai entitas baru.
  4. Duplikat tidak persis di sumber yang sama atau lebih dari satu - Duplikat tidak tepat adalah ketika nilai data memiliki arti yang sama, tetapi direpresentasikan dengan cara yang berbeda. Misalnya, nama Dona Jane Ruth bisa disimpan sebagai Dona J. Ruth atau DJ Ruth. Semua nilai data mewakili hal yang sama tetapi jika dibandingkan melalui teknik pencocokan data sederhana, mereka dianggap tidak cocok.

Deduplikasi bisa menjadi proses yang sangat kompleks karena konsumen dan bisnis sering kali mengubah data kontak mereka dari waktu ke waktu. Ada perbedaan dalam cara mereka memasukkan setiap bidang data - dari nama, alamat email, alamat tempat tinggal, alamat bisnis, dll.

Berikut adalah daftar 5 praktik terbaik deduplikasi data yang dapat mulai digunakan pemasar hari ini.

Strategi 1: Lakukan Pemeriksaan Validasi Pada Entri Data

Anda harus memiliki kontrol validasi yang ketat di semua situs entri data. Ini melibatkan memastikan bahwa data masukan sesuai dengan tipe data yang diperlukan, format, dan berada di antara rentang yang dapat diterima. Ini bisa sangat membantu dalam membuat data Anda lengkap, valid, dan akurat. Selain itu, sangat penting bahwa alur kerja entri data Anda tidak hanya dikonfigurasi untuk membuat catatan baru tetapi juga pencarian pertama dan menemukan apakah kumpulan data berisi catatan yang ada yang cocok dengan yang masuk. Dan dalam kasus seperti itu, itu hanya menemukan dan memperbarui, daripada membuat catatan baru. Banyak perusahaan telah memasukkan cek bagi pelanggan untuk menyelesaikan data duplikat mereka sendiri juga.

Strategi 2: Lakukan Deduplikasi Menggunakan Alat Otomatis

Gunakan swalayan perangkat lunak deduplikasi data yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan membersihkan catatan duplikat. Alat ini bisa membakukan data, secara akurat menemukan kecocokan tepat dan tidak tepat, dan mereka juga mengurangi tenaga kerja manual untuk mencari melalui ribuan baris data. Pastikan alat tersebut menawarkan dukungan untuk mengimpor data dari berbagai sumber seperti lembar excel, database CRM, daftar, dll.

Strategi 3: Gunakan Teknik Deduplikasi Khusus Data

Tergantung pada sifat datanya, deduplikasi data dilakukan secara berbeda. Pemasar harus berhati-hati saat menghapus data karena hal yang sama dapat berarti sesuatu yang berbeda di berbagai atribut data. Misalnya, jika dua catatan data cocok dengan satu alamat email, kemungkinan besar keduanya adalah duplikat. Tetapi jika dua catatan cocok dengan alamatnya, maka itu belum tentu duplikat, karena dua individu dari rumah yang sama dapat memiliki langganan terpisah di perusahaan Anda. Jadi, pastikan untuk menerapkan aktivitas deduplikasi, penggabungan, dan pembersihan data sesuai dengan jenis data yang dikandung set data Anda.

Strategi 4: Raih Catatan Master Emas Melalui Pengayaan Data

Setelah Anda menentukan daftar kecocokan yang ada di database Anda, penting untuk menganalisis informasi ini sebelum keputusan penggabungan atau penghapusan data dapat dibuat. Jika ada beberapa catatan untuk satu entitas dan beberapa menunjukkan informasi yang tidak akurat, maka yang terbaik adalah membersihkan catatan tersebut. Di sisi lain, jika duplikat tidak lengkap, penggabungan data adalah pilihan yang lebih baik karena akan memungkinkan pengayaan data, dan catatan yang digabungkan dapat menambah nilai lebih untuk bisnis Anda. 

Either way, pemasar harus bekerja untuk mendapatkan satu pandangan dari informasi pemasaran mereka, yang disebut catatan master emas.

Strategi 5: Pantau Indikator Kualitas Data

Upaya berkelanjutan untuk menjaga data Anda tetap bersih dan kosong adalah cara terbaik untuk menjalankan strategi deduplikasi data Anda. Alat yang menawarkan profil data dan fitur manajemen kualitas bisa sangat berguna di sini. Sangat penting bagi pemasar untuk mengawasi seberapa akurat, valid, lengkap, unik, dan konsisten data yang digunakan untuk operasi pemasaran.

Karena organisasi terus menambahkan aplikasi data ke proses bisnis mereka, menjadi penting bagi setiap pemasar untuk memiliki strategi deduplikasi data. Inisiatif seperti menggunakan alat deduplikasi data, dan merancang alur kerja validasi yang lebih baik untuk membuat dan memperbarui rekaman data adalah beberapa strategi penting yang dapat memungkinkan kualitas data yang andal di organisasi Anda.

Tentang Data Ladder

Data Ladder adalah platform manajemen kualitas data yang membantu perusahaan dalam membersihkan, mengkategorikan, menstandarisasi, menduplikasi, membuat profil, dan memperkaya data mereka. Perangkat lunak pencocokan data kami yang terkemuka di industri membantu Anda menemukan catatan yang cocok, menggabungkan data, dan menghapus duplikat menggunakan pencocokan fuzzy yang cerdas dan algoritma pembelajaran mesin, di mana pun data Anda berada dan dalam format apa.

Unduh Uji Coba Gratis Perangkat Lunak Pencocokan Data Data Ladder

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.