Infografis: Panduan untuk Memecahkan Masalah Pengiriman Email

Infografis dan Panduan Pemecahan Masalah Pengiriman Email

Saat email terpental, hal itu dapat menyebabkan banyak gangguan. Penting untuk memahaminya - secepatnya!

Hal pertama yang harus kita mulai adalah memahami semua elemen yang digunakan untuk memasukkan email Anda ke kotak masuk… ini termasuk kebersihan data Anda, reputasi IP Anda, konfigurasi DNS Anda (SPF dan DKIM), konten Anda, dan lainnya. melaporkan email Anda sebagai spam.

Berikut infografis yang memberikan gambaran kasar tentang bagaimana email beralih dari pembuatan ke kotak masuk. Item yang disorot adalah apa yang memengaruhi kemungkinan email Anda terkirim ke kotak masuk pelanggan:

Infografis Pengiriman Email - Bagaimana Email Dikirim ke Kotak Masuk

Memecahkan Masalah Pentalan

Untuk memastikan Anda dapat memecahkan dan memperbaiki masalah pengiriman email dengan cepat dan efisien, berikut panduan langkah demi langkah langsung untuk memecahkan masalah pentalan.

Langkah 1: Tinjau File Log Email atau Database Anda untuk Kode Bounce

Periksa database untuk klien email yang paling terpental. Lihat kode pentalan dan lihat apakah diawali dengan 550 kode bouncing. Jika ya, a filter spam adalah masalahmu. Meminta penerima untuk menambahkan alamat email ke kontak mereka mungkin akan menyelesaikan masalah ini. Jika tidak memungkinkan, lanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2: Periksa Konfigurasi SPF, DKIM, dan DMARC, Pengaturan DNS, dan Kebijakan Anda

Ini adalah langkah Anda selanjutnya, terlepas dari apakah Anda menemukan 550 kode pentalan atau tidak. Berbagai perangkat lunak tersedia untuk membantu Anda menyelesaikan langkah ini:

MXToolbox Google Periksa MX Validator DKIM

Jika langkah-langkah ini tidak diatur dengan benar, ini dapat menyebabkan masalah pengiriman email. Selain itu, Anda dapat memverifikasi pengaturan ini dengan membaca data header email Anda - mereka sering menunjukkan kepada Anda apakah pembuatnya lulus pemeriksaan ini atau tidak.

Langkah 3: Periksa Reputasi IP / Skor Pengirim Anda

Jika masalah terus berlanjut, mungkin ada masalah dengan file Reputasi alamat IP atau skor pengirim. Jalur Kembali Perangkat lunak (sekarang dimiliki oleh Validitas) memungkinkan Anda untuk memeriksa skor pengirim IP. Jika skor tidak konsisten, ini akan memberi Anda wawasan tentang penyebab masalahnya. Perangkat lunak ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi cara-cara untuk meningkatkan diri ke depan.

Langkah 4: Periksa Apakah Alamat IP Anda Masuk Daftar Hitam

Ada layanan pihak ketiga yang divalidasi oleh ISP dan server pertukaran surat untuk melihat apakah mereka harus mengirimkan email Anda ke kotak masuk pelanggan mereka atau tidak. Spamhaus adalah pemimpin dalam industri ini. Jika Anda dapat memberikan jejak audit bahwa Anda memiliki hubungan bisnis dengan pelanggan yang melaporkan Anda sebagai SPAM atau catatan keikutsertaan, mereka biasanya akan menghapus Anda dari daftar hitam.

Langkah 5: Periksa Konten Anda

Penyedia layanan internet dan klien email melihat kata-kata di email Anda untuk mengidentifikasi kemungkinan bahwa itu SPAM. Cukup dengan menyatakan "Gratis" di baris subjek atau beberapa kali di seluruh konten Anda bisa membuat email Anda dikirim langsung ke folder Sampah. Sebagian besar Penyedia Layanan Email akan membantu Anda menilai konten Anda dan menghapus kata-kata yang dapat menimbulkan masalah bagi Anda.

Langkah 6: Hubungi Penyedia Layanan Internet Pelanggan

Jika skor pengirim bukan masalahnya, mungkin Anda perlu menghubungi klien email yang Anda identifikasi di langkah pertama. Masalah pengiriman dapat terjadi dengan penyedia besar seperti Gmail, Microsoft, BigPond, dan Optus. Namun, jika Anda mengidentifikasi klien sebagai alamat email pemerintah, sebaiknya abaikan masalah ini karena tidak mungkin menghubungi badan terkait secara langsung.

Minta penyedia layanan klien email (Microsoft, Google, Telstra, Optus) untuk memasukkan alamat IP ke daftar putih. Ini akan mencegah masalah terjadi lagi. Pastikan SPF, DKIM, dan DMARC sudah benar sebelum Anda menghubungi penyedia layanan - ini akan menjadi pertanyaan pertama mereka. Anda harus membuktikan bahwa langkah-langkah ini ditetapkan dengan benar sebelum mereka dapat melakukan apa pun.

CATATAN: Folder Sampah Is Disampaikan

Perlu diingat bahwa pentalan berarti layanan penerima menolak email tersebut dan merespons dengan kode itu. Email yang dikirim (250 kode ok) masih dapat dikirim ke a Folder sampah… Sesuatu yang masih harus Anda pecahkan masalahnya. Jika Anda mengirim ratusan ribu… atau jutaan pesan, Anda tetap ingin menggunakan alat penempatan kotak masuk untuk memecahkan masalah apakah email Anda masuk ke kotak masuk atau folder sampah atau tidak.

Kesimpulan

Bekerja melalui langkah-langkah ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan sebagian besar masalah pengiriman email tanpa kesulitan. Namun, jika Anda telah menyelesaikan langkah-langkah ini tetapi masalahnya tetap ada, bantuan sudah dekat - hubungi tim kami untuk mendapatkan dukungan.

Berdasarkan panduan langkah demi langkah di atas, kami telah membantu banyak klien untuk menyelesaikan masalah pengiriman mereka. Misalnya, untuk salah satu bank perusahaan Australia, kami mengikuti langkah-langkah di atas untuk meningkatkan kemampuan pengiriman dari 80% menjadi 95% dalam 2 bulan. 

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.