Alur Kerja: Praktik Terbaik untuk Mengotomatiskan Departemen Pemasaran Saat Ini

Workflow

Di era pemasaran konten, kampanye PPC, dan aplikasi seluler, alat kuno seperti pena dan kertas tidak memiliki tempat dalam lanskap pemasaran dinamis saat ini. Namun, berkali-kali, pemasar kembali ke alat yang ketinggalan jaman untuk proses vital mereka, membuat kampanye rentan terhadap kesalahan dan miskomunikasi.

Menerapkan alur kerja otomatis adalah salah satu cara paling cerdas untuk menyingkirkan ketidakefisienan ini. Dengan alat yang lebih baik, pemasar dapat menentukan dan mengotomatiskan tugas mereka yang paling berulang dan rumit, meminimalkan risiko kesalahan dan membuat jaring pengaman untuk mencegah dokumen hilang di kotak masuk. Dengan menyederhanakan alur kerja, pemasar mendapatkan waktu berjam-jam dalam seminggu untuk merencanakan dan melaksanakan kampanye terperinci dengan lebih cepat dan lebih efisien.

Otomatisasi adalah titik awal yang sederhana untuk mendorong aktivitas umum, mulai dari tinjauan konsep kreatif hingga persetujuan anggaran, ke masa depan. Namun, tidak ada transformasi tanpa tantangannya. Ini adalah dua masalah utama yang dihadapi organisasi saat bergerak maju dengan otomatisasi alur kerja, dan bagaimana pemasar dapat menavigasi di sekitarnya:

  • Pendidikan: Berhasil mengadopsi teknologi otomatisasi alur kerja tergantung pada dukungan penuh dari departemen (atau, organisasi). Teknologi inovatif - dan khususnya otomasi - telah memicu kekhawatiran tentang keamanan kerja sejak revolusi industri. Kecemasan ini, yang sering kali berasal bukan dari teknologi tetapi dari ketakutan sederhana akan hal-hal yang tidak diketahui, dapat menggagalkan adopsi bahkan sebelum dimulai. Semakin banyak pemimpin pemasaran mendidik timnya tentang nilai otomasi, semakin mudah mengurangi tekanan perubahan. Pada awal proses pendidikan, otomatisasi perlu ditempatkan sebagai alat yang menghilangkan elemen pekerjaan pemasar yang tidak diinginkan , bukan sebagai mesin yang akan menggantikan individu. Peran otomatisasi adalah untuk menghilangkan tugas-tugas kasar seperti rantai email yang panjang selama proses persetujuan. Peragaan atau sesi pelatihan khusus peran adalah salah satu cara untuk membuat karyawan melihat secara langsung bagaimana hari kerja mereka akan meningkat. Mengukur waktu dan tenaga staf akan menghemat tugas umum seperti meninjau pengeditan kreatif atau persetujuan kontrak memberi pemasar pemahaman yang jauh lebih nyata tentang bagaimana teknologi akan memengaruhi mereka sehari-hari.

    Tetapi pendidikan tidak dapat diakhiri dengan pertemuan atau pelatihan setengah hari. Mengizinkan pengguna untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri melalui sesi pelatihan tatap muka dan sumber daya online memberdayakan pemasar untuk mengambil alih proses adopsi. Pada catatan itu, pemasar harus terlibat erat saat mengembangkan sumber daya ini. Meskipun keputusan untuk beralih ke digital mungkin datang dari atas ke bawah dan departemen TI kemungkinan akan menjadi orang yang mengembangkan alur kerja, pemasar pada akhirnya akan mengetahui kasus penggunaan dan kebutuhan proyek mereka dengan paling baik. Membuat materi pembelajaran yang disesuaikan dengan aktivitas spesifik departemen pemasaran, bukan jargon TI, memberi pengguna akhir alasan untuk lebih berinvestasi dalam upaya adopsi.

  • Proses yang Ditentukan: Aturan "sampah masuk, sampah keluar" sepenuhnya berlaku untuk otomatisasi alur kerja. Mengotomatiskan proses manual yang rusak atau tidak didefinisikan dengan baik tidak akan memperbaiki masalah yang mendasarinya. Sebelum alur kerja dapat didigitalkan, departemen pemasaran harus mampu menyusun proses mereka untuk memastikan tugas awal memicu tindakan sekuensial yang sesuai. Sementara sebagian besar perusahaan memahami alur kerja mereka secara umum, proses ini biasanya mencakup sejumlah langkah yang tampaknya kecil yang dianggap biasa dan sering dilupakan selama transisi digital. Misalnya, departemen pemasaran biasanya mencari beberapa pengeditan salinan pada satu bagian jaminan sebelumnya. pindah ke fase cetak. Namun, langkah-langkah yang diambil untuk menandatangani dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyuntingan bisa sangat berbeda di berbagai departemen. Jika pemasar dapat mengkodifikasi proses unik untuk setiap tugas, maka membuat alur kerja adalah proses yang sederhana.

    Mengotomatiskan proses bisnis apa pun membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang langkah-langkah, orang, dan tata kelola yang terlibat untuk menghindari ambiguitas yang dapat memengaruhi hasil akhir secara negatif. Saat teknologi alur kerja diterapkan, pemasar harus kritis dalam memeriksa efektivitas proses otomatis dibandingkan dengan rekan manual mereka. Dalam skenario kasus terbaik, otomatisasi alur kerja adalah upaya berulang yang membantu departemen pemasaran terus meningkat.

Peluang Tak Berujung

Menetapkan alur kerja otomatis bisa menjadi titik awal dari transisi digital yang lebih besar di tempat kerja. Departemen pemasaran sering kali disandera oleh alur kerja yang lambat dan tidak efisien sehingga menyisakan sedikit waktu untuk perencanaan dan implementasi kampanye. Otomasi, ketika direncanakan dan diimplementasikan secara menyeluruh dengan pengetahuan penuh tentang tantangan yang mungkin timbul, adalah langkah ke arah yang benar. Setelah alur kerja ada dan berjalan dengan lancar, pemasar dapat mulai menikmati peningkatan produktivitas dan kolaborasi yang hadir dengan alur kerja otomatis yang ditentukan.

Desainer Alur Kerja SpringCM

Desainer Alur Kerja SpringCM memberikan pengalaman pengguna modern untuk menyiapkan alur kerja untuk tindakan yang dilakukan pada file, folder, atau bahkan dari sistem eksternal seperti Salesforce. Otomatiskan tugas administratif, mulai alur kerja tingkat lanjut, atau tandai dokumen dan laporan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk secara otomatis merutekan dokumen individu atau grup dokumen terkait ke folder tertentu. Atau tentukan tag kustom yang dapat dicari yang disinkronkan dengan sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dan secara otomatis menautkan ke dokumen tertentu untuk membantu dalam pelacakan dan pelaporan.

Templat Alur Kerja SpringCM

Aturan Cerdas memungkinkan Anda melakukan otomatisasi proses yang signifikan dengan sedikit atau tanpa pengkodean. Rutekan kontrak atau dokumen secara otomatis ke orang di dalam atau di luar tim Anda. Alur kerja tingkat lanjut sangat berguna selama pembuatan kontrak atau dokumen ketika Anda dapat menggunakan data yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengurangi kesalahan manusia, mengotomatiskan distribusi untuk persetujuan, dan mengarsipkan versi yang disetujui dengan interaksi pengguna yang minimal.

Pencarian yang akurat memungkinkan pengguna untuk melacak dokumen dengan cepat dengan mencari metadata seperti tanggal mulai kontrak atau nama pelanggan. Anda dapat menentukan cara menandai dokumen sesuai dengan kebutuhan bisnis khusus mereka. Tag ini dapat disinkronkan dengan CRM untuk menjaga tim penjualan tetap bekerja dengan data pelanggan yang sama dan mereka dapat dimanfaatkan untuk melacak kontrak yang berisi klausul non-standar atau dinegosiasikan.

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.