RFP360: Teknologi yang Muncul Untuk Menghilangkan Masalah RFP

RFP360

Saya telah menghabiskan seluruh karir saya dalam penjualan dan pemasaran perangkat lunak. Saya telah tergesa-gesa untuk memberikan prospek yang bagus, mempercepat siklus penjualan, dan memenangkan kesepakatan - yang berarti saya telah menginvestasikan ratusan jam dalam hidup saya untuk memikirkan, mengerjakan, dan menanggapi RFP - hal buruk yang diperlukan dalam hal memenangkan bisnis baru .

RFP selalu terasa seperti pengejaran kertas yang tidak pernah berakhir - proses yang sangat lambat yang pasti membutuhkan pencarian jawaban dari manajemen produk, menjalankan konflik dengan hukum, memecahkan masalah dengan TI, dan mengonfirmasi angka dengan keuangan. Mereka yang akrab tahu - daftarnya terus berlanjut. Profesional pemasaran, penjualan, dan pengembangan bisnis menghabiskan waktu berjam-jam dengan tidak efisien memilah-milah jawaban sebelumnya untuk pertanyaan berulang, mengejar tanggapan atas pertanyaan baru, memverifikasi informasi dan mencari persetujuan berulang kali. Prosesnya rumit, memakan waktu dan membebani sumber daya organisasi mana pun. 

Terlepas dari evolusi teknologi yang cepat, bagi banyak bisnis, proses RFP hanya berubah sedikit dari pengalaman saya di awal karir saya lebih dari satu dekade lalu. Tim pemasaran masih menggunakan proses manual untuk mengumpulkan proposal, menggunakan jawaban yang diambil dari berbagai sumber yang mungkin ada di spreadsheet Excel, dokumen Google yang dibagikan, dan bahkan arsip email.

Meskipun demikian, kami tidak hanya sangat berharap agar proses RFP lebih efisien, industri juga mulai menuntutnya, di situlah perangkat lunak baru berdiri untuk memberikan dampak yang luar biasa pada lanskap RFP.

Manfaat Perangkat Lunak RFP

Selain membuat konstruksi RFP tidak terlalu menyakitkan; membuat proses yang cepat dan berulang untuk RFP dapat berdampak langsung pada pendapatan. Di sinilah teknologi RFP muncul.

Perangkat lunak RFP memusatkan dan membuat katalog pertanyaan dan tanggapan umum di pustaka konten. Sebagian besar solusi ini berbasis cloud dan mendukung kolaborasi waktu nyata antara manajer proposal, pakar materi pelajaran, dan pemberi persetujuan tingkat eksekutif.

Khususnya, RFP360 memungkinkan pengguna dengan cepat: 

  • Simpan, temukan dan gunakan kembali konten dengan Basis Pengetahuan kustom
  • Bekerja dengan rekan kerja pada versi yang sama dari satu dokumen
  • Tetapkan pertanyaan, lacak kemajuan, dan otomatiskan pengingat
  • Otomatiskan respons dengan AI yang mengidentifikasi pertanyaan dan memilih respons yang benar
  • Akses Basis Pengetahuan dan kerjakan proposal di Word, Excel, dan Chrome dengan plug-in.

Penjawab Desktop

Akibatnya, pengguna file RFP360Solusi manajemen proposal telah melaporkan bahwa mereka mampu secara dramatis memangkas waktu respons total, meningkatkan jumlah RFP yang dapat mereka selesaikan dan, pada saat yang sama, meningkatkan tingkat kemenangan mereka secara keseluruhan.

Kami menanggapi 85 persen lebih banyak RFP tahun ini daripada yang kami lakukan tahun lalu, dan kami meningkatkan tingkat kemajuan kami sebesar 9 persen.

Erica Clausen-Lee, kepala petugas strategi InfoMart

Dengan respons yang lebih cepat, Anda akan memiliki lebih banyak peluang keseluruhan untuk memberikan respons yang konsisten, akurat, dan efisien yang lebih cenderung memenangkan bisnis.

Tingkatkan Konsistensi RFP

Dengan menggunakan Basis Pengetahuan platform, pengguna dapat dengan mudah menyimpan, mengatur, mencari, dan menggunakan kembali konten proposal sebelumnya, memberi mereka permulaan tentang tanggapan RFP. Hub terpusat untuk konten proposal mencegah tim Anda menulis ulang jawaban yang ada, memungkinkan Anda mengumpulkan data dan menyimpan jawaban terbaik untuk digunakan di masa mendatang.

Kami memiliki rasa aman karena mengetahui pengetahuan kami aman dan konsisten. Kami tidak perlu khawatir bahwa kami akan kehilangan keahlian UKM jika seseorang berhenti atau berlibur. Kami tidak menghabiskan waktu berjam-jam mencari jawaban sebelumnya dan mencoba mencari tahu siapa yang melakukan apa karena semua pertanyaan dan jawaban ada di RFP360.

Beverly Blakely Jones dari National Geographic Learning | Studi Kasus Cengage

Tingkatkan Akurasi RFP 

Jawaban yang salah atau ketinggalan zaman bisa jadi sulit untuk ditangkap, bahkan untuk anggota tim yang paling berpengalaman. Ketika dipasangkan dengan tenggat waktu putar cepat yang umum terjadi pada RFP, risiko memberikan senyawa informasi yang cacat. Sayangnya, informasi yang tidak akurat juga bisa sangat merugikan karena dapat merugikan bisnis yang ingin Anda kejar. Respons RFP yang salah dapat menyebabkan pengecualian dari pertimbangan, negosiasi yang berkepanjangan, penundaan kontrak, atau lebih buruk lagi.

Perangkat lunak RFP berbasis cloud mengatasi masalah ini dengan memungkinkan tim untuk memperbarui tanggapan mereka dari mana saja dan kapan saja dengan keyakinan mengetahui perubahan yang tercermin di seluruh sistem.

Misalnya, jenis fungsionalitas ini adalah alat yang hebat untuk dimiliki saat produk atau layanan sering mengalami pembaruan yang perlu disertakan dalam respons standar. Dalam banyak kasus, dihadapkan pada jenis perubahan ini, tim harus menjalankan seluruh bagan organisasi untuk memastikan pembaruan diadopsi secara kelembagaan dan kemudian menindaklanjuti dengan setiap anggota untuk memastikan itu dilakukan pada tingkat individu sambil juga memeriksa ulang setiap proposal sebelum mereka. keluar. Ini melelahkan.

Perangkat lunak RFP berbasis cloud mengelola perubahan ini untuk seluruh bisnis dan berfungsi sebagai clearinghouse tunggal untuk mengembangkan konten.

Tingkatkan Efisiensi RFP

Manfaat terbesar dari perangkat lunak RFP adalah seberapa cepat efisiensi ditingkatkan - dengan caranya sendiri, waktu yang dibutuhkan untuk membangun RFP menggunakan jenis teknologi ini sebanding dengan perbedaan antara mengemudi dari pantai ke pantai dan terbang. Banyak solusi perangkat lunak RFP, termasuk RFP360, juga berbasis cloud, yang memungkinkan penerapan cepat, yang berarti bahwa hasilnya hampir seketika.

Time to Value (TtV) adalah gagasan bahwa ada jam yang melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan dari kontrak yang ditandatangani hingga 'momen ah-ha' ketika mereka sepenuhnya memahami nilai dan membuka potensi perangkat lunak. Untuk perangkat lunak RFP, momen ini biasanya terjadi beberapa minggu setelah kontrak ditandatangani saat pengguna bekerja dengan tim pengalaman pelanggan pada RFP pertama mereka. Jawaban standar dan proposal pertama diunggah ke sistem, kemudian momen ah-ha - perangkat lunak mengenali pertanyaan dan memasukkan jawaban yang benar, menyelesaikan rata-rata sekitar 60 hingga 70 persen RFP - dalam waktu singkat. 

Kami menemukan bahwa antarmuka RFP360 adalah yang paling intuitif dan mudah untuk dibangun dan dijalankan. Ada kurva pembelajaran yang sangat minimal bagi kami, dan itu memungkinkan kinerja kami meningkat hampir seketika.

Emily Tippins, Administrator Penjualan untuk Swish Maintenance | Studi kasus

Evolusi proses RFP memberikan waktu kepada pengguna untuk kembali fokus pada inisiatif strategis tingkat tinggi. 

Ini pasti membuat kami lebih efisien. RFP360 telah mengembalikan waktu kami dan memungkinkan kami untuk benar-benar memilih proyek kami. Kami tidak panik lagi. Kami dapat mengambil napas dalam-dalam, fokus untuk menjadi strategis dan memastikan kami memilih proyek yang tepat dan memberikan tanggapan yang berkualitas.

Brandon Fyffe, rekan pengembangan bisnis di CareHere

Teknologi RFP yang Harus Dimiliki

  • Bisnis di luar RFP - Perangkat lunak respons tidak hanya untuk RFP, Anda juga dapat mengelola permintaan informasi (RFI), kuesioner keamanan dan uji tuntas (DDQ), permintaan kualifikasi (RFQ), dan banyak lagi. Teknologi ini dapat digunakan untuk semua jenis formulir pertanyaan dan jawaban standar dengan jawaban yang berulang.
  • Kegunaan dan dukungan terbaik di kelasnya - Tidak semua orang yang mengerjakan RFP adalah pengguna super. RFP membutuhkan masukan dari banyak departemen dan ahli materi pelajaran dengan berbagai tingkat keterampilan teknis. Pilih solusi yang mudah digunakan dan intuitif dengan dukungan pelanggan yang sangat baik.
  • Pengalaman dan stabilitas - Seperti halnya penyedia teknologi SaaS lainnya, Anda dapat mengharapkan pembaruan dan peningkatan rutin dari teknologi RFP Anda, tetapi pastikan perusahaan memiliki pengalaman untuk memberikan fitur yang benar-benar berguna yang dapat Anda andalkan.
  • Basis Pengetahuan  - Setiap solusi RFP harus menyertakan pusat konten yang dapat dicari yang memungkinkan pengguna Anda berkolaborasi dengan mudah dan memberikan pembaruan untuk tanggapan yang diberikan kepada mereka. Cari solusi yang memanfaatkan AI untuk mencocokkan pertanyaan umum dengan tanggapan mereka.
  • Plug-in dan integrasi yang cerdas - Teknologi RFP harus bekerja dengan program yang Anda gunakan. Cari plugin yang memungkinkan Anda untuk menggunakan basis pengetahuan Anda saat mengerjakan respons Anda dalam program seperti Word atau Excel. Perangkat lunak ini juga harus terintegrasi dengan CRM utama dan aplikasi produktivitas untuk mendukung proses RFP Anda yang ada dengan mulus.

Buang Lebih Sedikit Waktu Dan Menangkan Lebih Banyak RFP

RFP adalah tentang menang. Mereka dirancang untuk membantu pembeli memutuskan siapa yang terbaik, dan semakin cepat Anda dapat membuktikan bahwa bisnis Anda sesuai dengan tagihan, semakin baik. Perangkat lunak RFP mempercepat proses Anda agar Anda dipertimbangkan lebih cepat, menutup lebih banyak bisnis, dan memberi Anda lebih banyak peluang untuk menang.

Ketika tim pemasaran menjadi lebih selaras dan kolaboratif dengan operasi pendapatan, teknologi RFP menjadi lebih penting untuk proses tersebut. Permintaan untuk tanggapan RFP cepat tidak akan hilang. Jadi jangan menunggu sampai Anda tidak tahan lagi untuk mengadopsi teknologi yang menghemat waktu Anda di RFP. Pesaing Anda pasti tidak akan.

Minta Demo RFP360

Bagaimana menurut Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.